Презентация фирмы и организация участия в выставке

Еще 10 лет назад выставочные ярмарки были одной из наиболее популярных и эффективных форм рекламы для малой и средней фирмы. Сегодня главным пространством поиска партнеров и клиентов стал интернет. Но организовать лучшую презентацию фирмы возможно только при участии на выставке или отраслевой ярмарке. При выделении маркетингового бюджета запланируйте участие в выставках. Как выбрать подходящие выставки, ярмарки и приготовится к ним? Планирование, внедрение и оценка результатов это этапы, связанные с участием в выставках производителей товаров и услуг. Презентация на выставках для малых и средних фирм – существенная маркетинговая инвестиция во всех смыслах. Чем более тщательно к ним подготовиться, тем более плодотворным будет результат после участия на презентационных мероприятиях.

Фирма получает ряд возможностей после презентации на выставке

Презентационная выставка это прекрасная возможность для:

1. Организации непосредственного диалога с потенциальными клиентами.
2. Встречи с другими контрагентами.
3. Продвижения на рынке.
4. Промоушен новых товаров и услуг.
5. Получение непосредственного мнения на тему торговой марки.
6. Создание образа фирмы.
7. Профессиональной презентации продуктов.
8. Исследование рынка:
   
   • анализ предложений и планов конкурентов;
   • отслеживание новейших отраслевых трендов.
9. Приобретение бизнес партнеров.
10. Выход на международную арену.

Кроме встречи с посетителями выставки являются так же прекрасной организацией переговоров с главными отраслевыми представителями. Разговоры в кулуарах или вечерний нетворкинг, позволяет построить соотношение с другими участниками рынка. Перед принятием решений об участии в ярмарках стоит четко определить цели участия:

• торговля;
• контакты с клиентами;
• исследование рынка;
• построение фирменного образа;
• возвращение старых клиентов и поиск новых;
• презентация;
• контакт с конкурентами.

Организация целей должна исходить из целевых маркетинговых планов фирмы.

Требование к выставкам предлагающих организацию презентаций

Несмотря на упадок репутации ярмарок, их количество постоянно растет. При выборе самых интересных выставочных ярмарок помогут разговоры с клиентами. Стоит с ними связаться и проверить какие ярмарки они предпочитают, когда их можно там встретить. Так же ценные советы могут дать другие участники выставок. От организаторов данного рода мероприятий стоит получить информацию о планах привлечения отраслевых лидеров и статические данные о предыдущих результатах проведения ярмарки:

1. Количество национальных и заграничных отраслевых лидеров среди участников.
2. Тип и количество приглашенных представителей медиа.
3. Категории основных посетителей (представители фирм, студенты, частные лица).
4. Площадь арендованной площади.
5. Количество участников на выставке.

При выборе таких событий следует обратить внимание на:

• цикличность проведения выставок;
• опыт организаторов;
• проанализировать отчет об участниках;
• детально ознакомится с программой притока отраслевых издательств.

Выставочные ярмарки должны сопровождаться конференциями, семинарами. Их размещение имеет большое влияние на уровень презентабельности выставок для целевой группы.

На презентацию фирме стоит спланировать бюджет до организации выставки

Главным барьером в ярмарках являются финансовые расходы на организацию участия в выставке товаров и услуг. Их однозначное определение невозможно, потому как они зависят от большого количества факторов. Величина и тип стенда, вид и размещение ярмарки и др. Обычно выделяемые средства, связанные с презентацией фирмы на выставке:

1. Основные расходы:
   
   • аренда выставочного места;
   • оплата электроэнергии;
   • паркинг;
   • расходы стенда:
   • проект;
   • выставочная и сопровождающая мебель.
2. Расходы услуг предлагающих на стенде:
   
   • хостес;
   • услуги перевода;
   • сопровождающий персонал.
3. Расходы связанные с предложением:
   
   • приглашения;
   • рекламные материалы;
   • каталоги;
   • билеты вступления;
   • транспорт;
   • командировочные.
4. Дополнительные расходы:
   
   • исследование рынка;
   • вложение в продвижение на ярмарках;
   • платные семинары.

Можно попытаться сэкономить. Объединить стенд вместе с другой не конкурирующей фирмой. Воспользоваться скидками, которые предлагают организаторы для первых зарегистрированных участников (или для последних на которых ждут свободные места перед открытием ярмарки).

Детальный план подготовит фирму перед презентацией на выставочном центре

Следующий шаг – создание детального плана подготовки до выставки, который должен охватывать:

1. Планирование детального бюджета.
2. Отбор сотрудников вовлеченных в приготовление к ярмаркам и очертание круга их обязательств.
3. Организация программы присутствия на ярмарках.
4. Планирование стендового пространства:
   
   • проектирование;
   • списки продуктов для презентации.
5. Разработка плана предложения, а так же предлагаемых материалов использованных в процессе представления.
6. Другие организационные расходы (транспорт, проживание, командировочные расходы сотрудников).

Во время резервации стенда стоит исследовать все возможности презентации на ярмарке. Часто возле представления можно проводить обучение в использовании продукта, принимать участие в дискуссионной панели или стать спонсором зоны развлечения, что так же позволит выделить фирму среди других участников.

Основные свойства стендовой модели это ее размеры и размещение. При резервации места стоит поинтересоваться:

• размерами выставочного павильона;
• расписанием посещения;
• внешним видом соседних стендов;
• внешним видом проходов между стендами;
• фирмы, которые будут представлены на соседних стендах.

Просторное место возле сцены может разместить и привлечь больше посетителей, но голос ведущих мероприятие может усложнить коммуникацию с потенциальными клиентами. Проект стендовых моделей для презентации должен отражать визуальную идентификацию фирмы. С данной целью следует взять во внимание следующие свойства:

1. Выразительный, экспонированный логотип.
2. Выдержка фирменной графической линии в оформлении.
3. Графически спроектированы информационные материалы доступные на стенде (плакаты, каталоги, брошюры, рекламные буклеты).
4. План размещение людей возле стенда:
   
   • зона активная;
   • зона пассивная;
   • интенсивная зона.
5. Форма одежды обслуживающего персонала посетителей оформлена в фирменных цветах.

В зависимости от поставленных целей участия в ярмарках можно выделить четыре основные концепции стратегического стендового оформления:

1. Ориентация на продукт.
2. Ориентация на решение потенциального потребителя.
3. Ориентация на коммуникацию с клиентами.
4. Ориентация на конкурентов.

Дополнительные методы не должны препятствовать коммуникации с посетителями презентации. Например, реализация большого количества продуктов может рассеять внимание. При реализации следует экспонировать продукты только самые популярные и инновационные. Но, конечно же, при себе необходимо иметь информационные материалы о других продуктах касающихся предложения фирмы.

Принимать участие в любом выставочном мероприятии должен персонал

Обслуживание стенда это очередной фактор, имеющий большое влияние на достижение успеха на ярмарках. Процесс презентации на ярмарке это командная игра. Этот фактор следует учитывать при выборе хорошо сплоченного персонала для обслуживания посетителей интересующихся презентационной продукцией предприятия. Профессиональные качества, которыми должен обладать обслуживающий персонал:

1. Опыт в торговле.
2. Знание иностранных языков.
3. Коммуникационными способностями в общении с клиентами.

7 советов для проведения эффективного диалога с клиентом:

1. Следите за тем чтобы клиент при разговоре с вами чувствовал себя комфортно.
2. Не начинайте разговор с презентации предложения.
3. Постарайтесь изучить клиента и соберите как можно больше информации это позволит определить его потребности и бизнес цели.
4. Будьте открытыми и подчеркивайте пользу которую может получить ваш контрагент благодаря сотрудничеству с вами.
5. Когда соберете все необходимую информацию постарайтесь приспособить предложение к потребностям клиента.
6. Помните каждая коммуникация с клиентом это прекрасный урок для следующих коммуникаций. Почувствуйте подходящий момент к финализации диалога. Не всегда удается продать продукт – не расстраивайтесь. Договоритесь о следующей встрече, обменяйтесь визитками. Через несколько недель попробуйте возобновить контакт.
7. После каждого разговора с клиентом записывайте вопросы, а перед следующими встречами подготовьтесь к тем случаям, которые вызвали неожиданность.

Избегайте, но не бойтесь преждевременных прекращений диалога. Если будете бояться отрицательных ответов, то никогда не преодолеете эту крепость. Идеально, чтобы каждый сотрудник обслуживающего персонала стенда имел опыт участия в выставках.

Хорошей организацией презентации и большой выставкой делаем 200% нормы

10 советов как фирме выжать 200% нормы планов продаж с презентации на выставке:

1. Позаботьтесь о двух линиях контакта: первая для неожиданных ситуаций, вторая приготовленная под углом профессиональных разговоров, которая будет хорошем началом для построения конструктивного диалога.
2. Будьте интерактивным и желаемым для контакта.
3. Приготовьте интересное, специальное предложение для посетителей вашего выставочного места.
4. Помните о визитках.
5. Не прячьтесь от объективов фотоаппарата.
6. Приготовьте цветные рубашки с интересным лозунгом.
7. Позаботьтесь о рекламных материалах.
8. О том, что вы будете представлены на выставке и проинформируйте своих клиентов заранее. Пачка разосланных писем, новости в интернет, флаеры – вариантов всегда несколько.
9. Не относитесь к ярмаркам как к фирменным обязательствам. Относитесь к ним как к прекрасным мероприятиям, где можно себя показать, других посмотреть, а плюс ко всему можно реализовать несколько своих профессиональных целей.
10. Искренне улыбайтесь.

Согласно исследованиям 60% потенциальных потребителей отходят от стенда если персонал не решится первым наладить контакт в течении одной минуты. В составе обслуживающего персонала должны быть: решительные сотрудники; продавцы; консультанты, которые готовы предоставить профессиональную техническую информацию посетителям и журналистам из медиа.

Все готово к участию в ярмарке и пора приглашать

Об участии в ярмарке следует проинформировать посетителей, чтобы заранее привлечь внимание широкий круг аудитории. С данной целью следует выполнить ряд действий:

1. Проинформировать всех контрагентов и медиа о своем участии в мероприятии.
2. Опубликовать новость об участии на выставке в корпоративном интернет сайте фирмы.
3. Сделать рассылку по электронной почте и разослать распечатки по домашним адресам клиентов.
4. Провести персональные встречи с отдельными клиентами и контрагентами.
5. Позаботится об появления фирмы в списках участников выставки.
6. Приготовить материалы с предложением.
7. Приготовить и проинформировать о специальном предложении для клиентов.

Организаторы позаботятся о предложении участия в мероприятии, однако нужно помнить, что высылать непосредственные приглашения на выставку дают посетителям ясный и выразительный сигнал: «на выставку придут люди, которые хотят с вами встретиться и поговорить о сотрудничестве». Не зависимо от того каким бюджетом располагает фирма и какой большой стенд будет иметь для презентации, стоит приготовить пакет интересов для посетителей. Чтобы привлечь их внимание можно организовать конкурс или приготовить что-то нестандартное. Такие действия позволяют увеличить узнаваемость марки в будущем. Тематические игры с посетителями будут их развлекать и привлекать, кроме того это заинтересует медиа, которые опубликуют об этих событиях в свих изданиях.

Перед участием на выставке составляем списки встреч с контрагентами

Большинство посетителей планируют свое пребывание на ярмарке. Они составляют списки людей, с которыми хотели бы встретиться, отмечают стенды стоящие их посещения. Фирмы-участники так же должны планировать встречи с клиентами. Составить листы встреч отельных клиентов и соответственно к ним приготовится. Доступ к данному списку встреч должен иметь весь персонал обслуживания подиума. Организация повестки дня поможет избежать хаоса и спешки во время презентации. Важно понимать, что посетители только своей присущностью уже декларируют о своем интересе к данной отрасли. Каждый диалог это возможность проверки отношение других к данной марке. Стоит внимательно слушать, допрашивать и фиксировать наблюдение собеседников. Они позволяют посмотреть на свой продукт с другой перспективы и возможно возбудить идеи его усовершенствования. Это уникальная огромная ценность, которую нельзя получить другим способом. Стоит так же позаботиться о сопровождающей документации подиума для презентации. Снимки с посетителями можно использовать как рекламные материалы, для публикации статей о прошедшей выставке или для рассылки клиентам в качестве благодарности за посещение и диалог.

Оценка результатов, которые принесла выставка

Оценить эффективность участия в выставочных ярмарках нелегко. Факторы, которые следует проанализировать следующие:

1. Количество посещаемых людей стенда.
2. Среднее время, затраченное посетителями на стенд.
3. Количество распространенных контактов в разрезе:
   
   • новых клиентов;
   • партнерам по бизнесу.
4. Количество подписанных договоров.
5. Количество распространенных рекламных материалов.
6. Темы, обсуждаемые с посетителями.
7. Степень заинтересованности посетителями выставляемыми продуктами и услугами.
8. Количество собранных мнений по теме выставляющей фирмы и информационных материалов.
9. Сборник информации о конкурентах и бизнес партнерах. Количество вопросов полученных по завершению ярмарки.
10. Количество публикаций в медия изданиях связанных с выставкой предприятия на ярмарке.

Малые и средние предприятия в выставочные мероприятия не инвестируют с целью моментально вернуть вложения. Иногда их эффективность проявляется спустя лишь несколько месяцев. После возвращения коллектив должен проанализировать результаты их участия в выставке предприятия. В первую очередь необходимо заняться новыми контрагентами. Ответить на их вопросы и прислать обещанные материалы. Потом следует детально просмотреть собранную информацию о конкурентах. Детальный анализ результатов после демонстрации предприятия на ярмарке позволит лучше подготовиться к участию в следующих выставочных ярмарках и других мероприятиях.